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BhB nimmt Wissen in Betrieb

Buchhaltung Blaschka KG

Über­sicht zur Re­gis­trier­kassen­pflicht


Grund­sätz­liches

In der Bundes­ab­gaben­ord­nung (BOA) ist im § 114 der Grund­satz der Gleich­mäß­keit der Ab­gaben­er­heb­ung nor­miert, sowie der Auf­trag an die Ab­gaben­be­hörde, Steuer­hinter­zie­hung hint­an­ zu hal­ten. Zur Er­reich­ung dieses Zieles ist u. a. im § 115 BAO die amts­we­gige Er­for­schungs­pflicht der steuer­recht­lichen rele­van­ten Vor­gänge ver­an­kert.

Als eine der schärf­sten Waf­fen - die leider auch miß­brauchs­an­fäl­lig ist - ge­hören die Be­stim­mun­gen der §§ 22 und 23 BAO. Diese er­lauben Schein- und Um­ge­hungs­ge­schäfte steuer­lich nach ihrem wahren wirt­schaft­lichen Ge­halt zu be­ur­teilen. Ebenso kann damit eine mißbräuch­liche Ge­stal­tung des recht­lichen Ge­wan­des durch­bro­chen wer­den. Diese beiden Be­tim­mun­gen sor­gen in der täg­lichen Prüf­ungs­praxis laufend für span­nen­de Dis­kus­sio­nen.

GOB - Grund­sätze Ord­nungs­mäß­iger Buch­führ­ung

Für alle Unter­neh­mer gel­ten die Be­stim­mun­gen des Ab­schnit­tes 4.C.3 der BAO als ein­zige echte Ko­di­fi­zierung der GOBs. Die im 3. Buch UGB ent­hal­ten­en GOBs gel­ten zu­sätz­lich für rech­nungs­legungs­pflich­tige Bilan­zierer. Bar­ge­schäfte sollen ein­zeln fest­ge­halten werden (§ 131 Abs. 1 Z. 2 lit. c BAO). Aus dieser Be­stim­mung leiten sich die weiter­ge­henden Pflichten der §§ 131a ff BAO ab.

Be­trugs­be­kämpf­ung im StRefG 2015 / 2016

Viele der Be­stim­mungen, die mit dem StRefG 2015/2016 ein­ge­führt wur­den, stehen unter dem Titel der „Be­trugs­be­käm­pfung”. Allen voran, steht die Gas­tro­no­mie unter dem General­ver­dacht 50 % (und mehr) der er­ziel­ten Er­löse nicht zu de­kla­rieren. All­gemein gelten alle Branchen mit einem hohen Bar­geld­auf­kom­men als Risiko­branche in Be­zug auf Steuer­aus­fälle. Für die so­wie­so übel be­leu­mun­de­te Bau­branche wur­den noch weiter ge­hen­de Ver­schär­fungen (wie z.B. die Bar­zahl­ungs­ver­bote in den §§ 20 und 48 EStG) um­ge­setzt.

Beleg­er­teil­ungs­pflicht

Bereits am 01.01.2016 in Kraft ge­tre­ten ist die Be­leg­er­teil­ungs­pflicht - als Vor­stufe zur Regis­trier­kassen­pflicht und un­ab­hän­gig von dieser - bei Bar­geld­ge­schäften (§ 132a BAO). Kraft ge­setz­licher An­ord­nung gel­ten auch Banko­mat­zahl­ungen, Schecks und Kredit­karten als Bar­geld­geschäft und lösen die Pflicht zur Er­teil­ung eines Beleges aus.

Dieser Beleg hat die im Abs. 3 ge­nann­ten Daten zu ent­hal­ten. Wobei hier ab­sicht­lich eine eigen­stän­di­ge Kodi­fi­zier­ung ge­wählt wur­de, an­stel­le eines Ver­weises auf die Rechnungs­merk­male des § 11 UStG. Dies ist zwar als Ver­ein­fach­ung ge­dacht, be­wirkt aber u.a. daß eine nach § 132a BAO zu­läs­sige Be­zeich­nung der er­brach­ten Leis­tung nach den Be­stim­mun­gen des § 11 UStG zu einer for­mal fal­chen Rech­nung führen kann, was den Aus­schluß vom Vor­steuer­ab­zug be­wirkt. Das ist auch dem BMF be­wußt, wes­halb es hier Bei­spiele dazu gibt.

Be­gin­nend mit dem 1. Apr. 2017 ge­hört ein nach den Be­stim­mun­gen der RKSV ge­bil­de­ter QR-Code zu den Pflicht­merk­malen, die am Beleg an­zu­ge­ben sind.

Im § 131 Abs. 4 BAO wurde eine Aus­nahme­er­mächti­gung ge­schaf­fen, von der Beleg­er­teil­ungs­pflicht ab­zu­sehen. In der Bar­um­satz­ver­ord­nung (BarUV) wur­de im § 7 die Er­laub­nis um­ge­setzt, bei Leis­tun­gen, die außer­halb der Be­triebs­stätte er­bracht wer­den, die Er­fas­sung des Um­satzes in der Regis­trier­kasse „sofort” nach der Rück­kehr vor­zu­nehmen, wodurch es nicht nötig ist eine mobile Re­gis­trier­kasse mit­zu­führen. Ein Beleg ist vor Ort trotz­dem aus­zu­stel­len - auf des­sen Basis der Ein­trag in der Re­gis­trier­kasse vor­zu­neh­men ist.

Regis­trier­kasse

Im § 131b BAO wurde die Ver­pflich­tung ein­ge­führt eine Regis­trier­kassa zu haben. Diese Pflicht trifft alle Be­triebe, die mindes­tens € 15.000,- Um­satz, davon min­des­tens € 7.500,- in Bar, machen. Als Be­trieb gilt hier nur, wer be­trieb­liche Ein­künfte iSd EStG er­zielt. Die sog. außer­be­trieb­lichen Ein­kunfts­arten des EStG sind hier somit aus­ge­nom­men. Auch hier gel­ten Banko­mat, Scheck und Kredit­karten als Bar­um­satz.

Spätes­tens ab dem 1. Apr. 2017 sind die er­faßten Um­sätze digi­tal zu sig­nieren. Für die tech­nische Aus­ge­stal­tung wird auf eine Ver­ord­nung ver­wiesen, was mit der RKSV ge­schehen ist.

Im Steuer­recht wurde aus­schließlich für einen be­gren­zten Zeit­raum im § 124b Z. 296 lit. a EStG die Aus­nahme ge­schaf­fen, daß die Kosten für die An­schaf­fung einer Re­gis­trier­kassa oder die Um­rüs­tung einer be­stehen­den Kassa, sofort in vol­ler Höhe als Auf­wand ab­ge­setzt wer­den darf. Zu­sätzlich gibt es in der lit. b die Option, eine Prämie iHv € 200,- - die als (un­bare) Gut­schrift am Steuer­konto aus­ge­prägt ist - be­an­tragt wer­den kann, sobald die Sig­natur­ein­heit an­ge­schafft wurde.

Regis­trier­kassen­sicher­heits­ver­ord­nung

All­ge­meiner Teil

Die RKSV wurde mit einem Anhang ver­öffent­licht, der tech­nische Spezi­fi­ka­tionen be­in­hal­tet, welche Ele­men­te des - gem. Be­leg­er­teil­ungs­pflicht aus­zu­stel­len­den Be­leges - Be­stand­teil der Sig­natur wer­den. Für die Er­mitt­lung der AES256 Prüf­sum­me wur­de eben­falls eine Spezi­fi­ka­tion bereit­ge­stellt. Bei der A-Sit wurde eine Open-Source Re­ferenz Im­plemen­tierung der Durch­führ­ung der Sig­na­tur be­auf­tragt. Dazu gibt es wei­tere tech­nische Fest­le­gun­gen.

Auf frei­wil­liger Basis, durften sich die An­bieter einer RKSV-taug­lichen Kassa re­gis­trieren. Ak­tu­ell bieten diese Her­stel­ler ein ak­kredi­tier­tes Sig­na­tur­zerti­fi­kat an. Um das eigene Risiko möglichst gering halten zu kön­nen, hat die Wirt­schafts­kam­mer diese Muster­ver­ein­bar­ung auf­ge­legt.

Als In­for­mations­material haben so­wohl das BMF als auch die WKÖ eine Bro­schüre be­reit­ge­stellt.

Eine aus Sicht der Legistik ge­prägte in­halt­liche Aus­ein­ander­setzung bietet der Er­lass des BMF. Sehr viele Fragen, was wie in der Re­gis­trier­kasse zu er­fas­sen ist, ist in diesem FAQ nach­zu­lesen.

Ver­fahrens­recht­licher Teil

Jede Re­gis­trier­kasse hat ein Daten­er­fas­sungs­pro­to­koll (DEP) zu führen, das die im § 132a Abs. 3 BAO ge­nan­nten Daten, einen Sum­men­zähler (der mit dem sym­metri­schen Ver­fahren AES 256 zu ver­schlüs­seln ist), den er­stellten QR-Code und den digi­tal sig­nierten Um­satz ent­hät. In die zu sig­nier­enden Daten fließt auch die Sig­na­tur des voran­ge­gan­genen Um­satzes ein, wodurch eine Ver­ket­tung ent­steht, die ein nach­trägliches un­be­merk­tes Mani­pu­lieren der Daten un­möglich machen soll.

Bevor die Re­gis­trier­kassa in Betrieb ge­nom­men wer­den kann – hier ist eine In­be­trieb­nahme iSd der RKSV ge­meint! – muß ein Sig­natur­zerti­fi­kat von einem der An­bieter er­worben worden sein und ein frei wähl­bares Pass­wort für die Ver­schlüs­selung des Um­satz­zählers hat vor­handen zu sein, so wie die frei wähl­bare Kassen­identi­fi­kations­num­mer.

Mit diesen Daten kann die RKSV-taug­liche Re­gis­trier­kassa im Finanz-On­line an­ge­mel­det wer­den. Diese Daten wer­den in der dafür be­trie­benen Daten­bank ge­speichert. Mit dem vom FOn­line re­tour­nierten „Initial­vek­tor” hat in der Re­gis­trier­kassa der Start­bon (mit € 0,- als Betrag) er­faßt zu werden. Dieser Beleg ist mit dem Prüf­tool des BMF zu über­prüfen und 7 Jahre auf­zu­be­wahren. Die WKÖ hat dazu Video Tutor­ials zur Ver­fügung ge­stellt.

Das DEP ist zu spätes­tens alle 3 Monate zu ex­por­tieren und auf einem Daten­träger außer­halb der Re­gis­trier­kassa 7 Jahre auf­zu­be­wahren1. Das DEP ist im Rahmen einer Be­triebs­prüfung vor­zu­legen. Eben­so dürfen Prüfer die Er­stel­lung eines Beleges mit € 0,- Um­satz ver­lan­gen. Damit wird die Kor­rekt­heit der Er­stel­lung der Daten im DEP über­prüft.

An jedem Monats­ende ist ein Monats­beleg mit € 0,- Um­satz zu er­fas­sen und 7 Jahre auf­zu­be­wahren. Der Monats­beleg des De­zem­ber ist zu­sätz­lich mit dem Prüf­tool zu über­prüfen.

Kommt es zu einem vor­über­ge­hen­den (tech­ni­schen) Aus­fall der Re­gis­trier­kassa, bleibt die Beleg­er­tei­lungs­pflicht des § 132a BAO in Kraft. Die aus­ge­stell­ten Be­lege sind so rasch wie möglich in der Re­gis­trier­kassa nach­zu­er­fas­sen. Bei einem Aus­fall der nicht nur vor­über­ge­hend ist – hier ist auf die Um­stände des Einzel­falles ab­zu­stel­len, ob­wohl die EBs meinen, daß 24 Stun­den als Gren­ze an­zu­sehen seien – ist der Aus­fall im Finanz-On­line zu mel­den. Eben­so das Ende des Aus­falles. Diese Daten wer­den in der Daten­bank des BMF ge­speichert und stehen den Be­triebs­prüfern zur Ver­fügung.

Kommt es zu einer ge­plan­ten Außer­be­trieb­nahme der Re­gis­trier­kassa – diese Be­stim­mung ist spe­zi­ell für Sai­son­be­triebe re­le­vant – ist dies eben­falls über Finanz-On­line zu mel­den. Die Wieder­in­be­trieb­nah­me er­folgt wie bei einer neu an­ge­schafften Re­gis­trier­kasse.

Bei allen obigen Mel­dun­gen, die über Finanz-On­line zu er­stat­ten sind, geht die Finanz­ver­wal­tung davon aus, daß dies der Unter­neh­mer mit seinem eigenen FOn­line Zu­gang selbst mel­det. Dies hat einer­seits zur Kon­se­quenz, daß jeder Unter­nehmer, der der Pflicht zur Re­gis­trier­kassa unter­liegt, im­pli­zit ver­pflich­tet wird, einen FOn­line Zu­gang zu haben. Ander­er­seits hat dies zur Folge, daß die Unter­nehmer, die bisher, man­gels FOn­line Zu­gang, Ihre Jahres­er­klärun­gen auf Papier mel­den kon­nten, dies zu­künftig elek­tro­nisch wer­den machen müs­sen.

Über­prüfung der Regis­trier­kassen­pflicht

Das BMF hat den „Fahr­plan” kund­gemacht, ab wann welche Prüfungs­hand­lungen ge­setzt wer­den.


1 Wenn Sie mir das ex­por­tier­te DEP am ftp-Ser­ver über­geben, kann ich die Archi­vier­ung für Sie über­nehmen.

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